Внедрение тайм-менеджмента. Помидорный метод и расстановка приоритетов

Планирование - это хорошо. Совсем недавно я ввел планирование в свою повседневную жизнь. Но еще позднее я понял ,что на одном планировании далеко не уедешь.. Задачи накапливались кучами ,мотивация угасала. И что самое главное - я не понимал ,куда уходит мое время. Я всегда думал ,что имея в своем распоряжении 16 часов свободного времени ,я смогу сделать очень многое. Но часы пролетают как минуты. А концу дня ты вдруг замечаешь ,что из 10 запланированных дел сделал всего 4. Но хуже всего ,когда ты этого не замечаешь вовсе. И со мной было такое.

Совсем недавно я опробовал на себе несколько экспериментов по повышению эффективности. Я подразделял все свои задачи на категории и каждой категории выделял в день определенное кол-во времени. Но все же данный подход не настолько неэффективен ,как тот ,о котором далее пойдет речь.

Что такое помидорный метод?

1 помидора = 25 минут чистого рабочего времени и высокой концентрации. В это время мы занимаемся одной или несколькими однородными задачами и ни на что не отвлекаемся. КПД должен быть максимальным. 25 минут - это почти половина от обычного школьного урока.

Съесть помидорку - значит просидеть над задачей ровно 25 минут.

После каждой помидорки следует перерыв в 5 минут. Перерыв обязателен. Даже если не успел что-то доделать ,все равно перерыв. Так как моя деятельность связана с компьютером ,перерыв напротив не должен быть с ним связан.

После каждой четвертой помидорки следует длинный перерыв. Обычно это 30 минут ,но я решил сделать это время резиновым.

Но это еще не все.

Я как-то расписывал одну систему планирования на Trello. (Самый первый пост в цели - https://smartprogress.do/goal/132449/). Там я распределял задачи по категориям ,а так же ввел 3 уровня приоритетов задач. Коротко можно описать ее так: Мы создаем доски на Trello под разные категории дел и наполняем их задачами. Далее создаем доску ,в которой будем фиксировать только те задачи ,которые запланированы на текущую неделю. Из досок-категорий мы переносим задачи на доску текущей недели. Внутри нее мы расставляем задачам приоритеты 3 уровней. 3-ий уровень - самые важные дела. Они должны быть выполнены в любом случае. 2-ой уровень - менее важные дела. Если за текущую неделю они не выполняются ,то переносятся на следующую ,но в колонку 3-ого уровня. 1-ый уровень - либо долгосрочные важные дела ,либо краткосрочные маловажные. Они могут кочевать от недели к неделе.

Я решил связать эти 2 метода - метод планирования задач на Trello и помидорный метод управления временем.

Получилось что-то вроде того ,что изображено на скриншотах ниже. На Google-таблицах я составил расписание подобно тем ,которые составляются в школах или университетах. 2-недельные циклы я назвал помидорными сессиями. Они имеют дату начала и окончания. Красными ячейками обозначаются дни ,когда задачи из определенных категорий дел будут выполняться именно в этот день. Это как расписание уроков в школе. По кол-ву красных ячеек можно судить о приоритете различных категорий. Например на первой 14-дневной сессии (из скриншота ниже) можно заметить ,что наибольший приоритет имеют задачи из категории верстки ,изучения иностранного и работы над проектом. Наименьший приоритет у веб-дизайна и PHP. Приоритеты я расставлял не от балды. Ранее я отметил ,что на trello у меня есть множество всяких задач ,которые я переношу в доску текущей недели (в моем случае текущих 2-ух недель). Приоритеты расставляются в зависимости от высоты горки накопленных задач ,а так же в зависимости от того ,на сколько важны эти задачи относительно моей работы.

Цифры под красными ячейками говорят о том ,сколько помидорок было съедено в этот день по данной категории дел. Таким образом после каждой сессии я смогу отслеживать свое чистое рабочее время как по каждой категории ,так и в общем за день. Если сложить все ячейки (кол-во помидор) по какой-либо категории по горизонтали, умножить на 25, разделить на 60 и разделить на кол-во красных ячеек ,то можно получить среднее ежедневное время работы по данной категории в часах.

Если сложить все ячейки (кол-во помидор) за сессию ,умножить на 25 и поделить на 60 ,можно получить кол-во чистых рабочих часов за 2 недели. Поделив это на кол-во красных ячеек ,получим среднее кол-во чистых рабочих часов в день за сессию. Далее я буду отталкиваться от следующей формулы. То самое значение чистых рабочих часов в день за сессию я буду делить на 10 часов и тем самым получу коэффициент эффективности.

Можно так же получить общее время чистой работы за конкретный день и посчитать коэффициент эффективности за этот день.

Таким образом можно не только эффективнее использовать свое время и управлять делами ,но и анализировать свою эффективность ,опираясь на точные цифры. Так же можно строить графики и наблюдать за тем ,сколько времени уделяется каждой категории и сравнить это со спланированными приоритетами.

Гибкость всей системы в том ,что мы можем тратить помидорки как хотим. Главное - если в этот день ячейка по какой-либо категории имеет красный цвет ,то ей должна быть уделена минимум одна помидорка. Ну и конечно же нужно следить за задачами на Trello ,и прикидывать примерно ,сколько помидорок может понадобиться на решение той или иной задачи.

Каждая сессия будет иметь некий уклон. Первая сессия например имеет уклон на категорию верстки. Вторую сессию я планирую посвятить в большей мере веб-дизайну.

Систему я придумал только позавчера ,поэтому со временем она будет дорабатываться и совершенствоваться.