I Кубок России "Kids Race 2k17"

Выбираем дату проведения

Выбираем самое-самое идеальное место, чтобы провести мероприятие которое будет удобно не только нам, но и гостям как нашего города, так и из России. Место должно иметь по возможности все необходимые для нас условия (стоянку, электричество, большую площать для стартового лагеря и зон отдыха/развлечений, возможно и установку сцены и конечно чтобы было место безопасно проложить трассу с доступом для зрителей)

Пока пишем все в одну кучу, далее раскидаем по пунктам. Здесь все наши расходы, вплоть до винтика. Заполняем в формате "На что потратим" и в скобках сумму.

1) Формируем четкое предложение по мероприятию, что это такое, для чего нужно, для кого оно, чем оно лучше других подобных (если есть), целевая аудитория (лица принимающие решение, будут ли их дети участвовать или нет), утверждаем слоган.

2) Мероприятие должно выглядеть круто, а значит надо начать с его стиля (логотип, цвета, фон, образы), работа для дизайнера.

3) Финалом будет коммерческое предложение, где указываем информацию о нас, наш список проведенных мероприятий, кто с нами работал, далее инфа о данном кубке, что нам нужно от партнера/споносора и что получит он взамен (имиджевая реклама, продажи, лояльность и прочее)

4) Звоним партнерам/спонсорам (из п.3 и п.4), назначаем встречи, скидываем КП, общаемся.

2000 рублей хватит на разработку макета.

Предлагаю использовать специализированные сервисы по регистрации и приеме платежей, комиссию включаем в стоимость стартового взноса.

Благодаря таким сервисам мы немного делаем рекламы себе за счет охвата их ресурса + упрощаем себе контроль за регистрацие, выводом средств и мониторингом. Да и в принципе это очень удобно для участников.

1) timepad.ru - 9,5% с одного платежа

4,5% - комиссия на прием платежей,

3% - вознаграждение приемщиков,

2% - комиссия на тех.поддержку.

Работают с ИП и с юр.лицами. Вывод средст на счет или карты.

Данные выгружаются в Excel и CSV

2)kassir.ru - Уточню инфу в пятницу

Стартовые пакеты будем выдавать с определенной даты (когда они будут готовы), скорее всего у кого-то из партнеров, возможно Energy Sport, да и зарегить он там сможет участников в системе если что, а остальные в день старта заберут. Регистрацию онлайн закроем за неделю-полторы до старта.

Упаковано все будет (в зависимости от бюджета) либо в простой пакет, либо в фирменный. Надо подумать, как будет происходить забор стартового пакета, если участник оплатил онлайн (как будет присвоен номер).

Как только утвердим окончательно дату проведения, можно будет обсудить с волонтерской организацией и подписать договор на оказание услуги, чтобы не было косяков. Примерно 30 человек должно хватить.

Любые спонсоры, которые могут зайти деньгами, либо оплатить наши счета.

1) Добавляем сюда партнеров, чьи подарки или призы составят призовой фонд для первых трех мест в каждой из категорий.

Пишем что есть уже для стартового лагеря (отмечаем сразу), а что еще нужно докупить (в скобках сумму)

Кто будет судить, сколько людей, сколько составов судей (в зависимости от кол-ва трасс) и сколько это удовольствие стоит.

Здесь список тех, кто будет обеспечивать участников и гостей мероприятия едой, напитками и разными вкусняшками.

Думаю обойдемся одной-двумя с едой, одних с напитками, сладкая вата и вафли.

Тут нам нужны партнеры, которые обеспечат комфортное прибывание гостей и участников, чтобы массовка не расходилась по домам, чем больше будет концентрация народу, тем лучше. Понятно что роители с маленькими детьми уйдут раньше, мы их держать не будем (наградим и отпустим), а остальные должны тусить по возможности в лагере все мероприятие, поэтому создаем для них драйв. Пригласим коллективы, возможно с Теле2 замутить совместное пати. Вообщем кидаем идеи.

Призовой комплект на 1,2 и 3 места в каждой из категории.

Шатер регистрации - это место подтверждения заявок и выдача стартовых пакетов участникам мероприятия. Бесперебойную работу обеспечивают вначале 3 человека. Один на постоянной регистрации, второй обеспечивает бесперебойную подачу данных о финишировавших участниках и подготовку для награждения, третий совместно с ведущим проводит награждение победителей и участников гонки.

Список всех кто принимает участие в организации и проведении. В формате Фамилия, имя, за что отвечает, сколько людей нужно в помощь.

Размещаем информацию о мероприятие во всевозможных группах соцсетей, делаем группу в Однокласниках. Постим фото и видео из фото в Instagram с популярными хэштегами, пускае предложения о регистрации в FB. Отслеживаем переходы по ссылкам на наш сайт (обновить счетчики Яндекса и др. дл аналитики). Фоток с прошлых этапов много, регулярно сочиняем короткий текст и заливам в сеть. В среднем в день в каждой из соцсетей должны быть 1-2 публикации о Kids Race.

1) список городских праздников, где присутствует наша ЦА

2) размещаем промостенд + интерактив (по возможности) + раздача флаеров 2000 шт. На плакатах и флаерах размещаем специальные маркеры (промокоды и т.п.) для мониторинга зарегистрированных

3) мониторим, пришел ли кто с данной рекламы к нам.

1) список магазинов с которыми получилось найти общий язык и которые не против размещения рекламы внутри

2) размещаем афишу + пачку флаеров (по возможности) 50 шт. На плакатах и флаерах размещаем специальные маркеры (промокоды и т.п.) для мониторинга зарегистрированных

3) мониторим, пришел ли кто с данной рекламы к нам. Добавляем если надо или отказываемся.

1) список д/с с которыми получилось найти общий язык и которые не против размещения рекламы внутри

2) размещаем афишу + пачку флаеров (по возможности) 50 шт. На плакатах и флаерах размещаем специальные маркеры (промокоды и т.п.) для мониторинга зарегистрированных

3) мониторим, пришел ли кто с данной рекламы к нам. Добавляем если надо или отказываемся.

1) список школ с которыми получилось найти общий язык и которые не против размещения рекламы у себя

2) размещаем афишу + пачку флаеров (по возможности) 50 шт. На плакатах и флаерах размещаем специальные маркеры (промокоды и т.п.) для мониторинга зарегистрированных

3) мониторим, пришел ли кто с данной рекламы к нам. Добавляем если надо или отказываемся.

Изготовление всей печатной продукции,что потребуется для рекламы мероприятия