1

Этап 1

Отдых

26 марта—28 марта

2

Этап 2

Мотивация

28 марта—30 марта

3

Этап 3

Цели

30 марта—31 марта

4

Этап 4

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

31 марта—03 апреля

5

Этап 5

Планирование: как укладываться в сроки

03 апреля—06 апреля

6

Этап 6

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

06 апреля—07 апреля

7

Этап 7

Информация

07 апреля—08 апреля

8

Этап 8

Поглотители: как найти резервы времени

08 апреля—12 апреля

9

Этап 9

ТМ-манифест: от инструмента до идеологии

12 апреля—15 апреля

1

Этап 1

Отдых

26 марта—28 марта

2

Этап 2

Мотивация

28 марта—30 марта

3

Этап 3

Цели

30 марта—31 марта

4

Этап 4

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

31 марта—03 апреля

5

Этап 5

Планирование: как укладываться в сроки

03 апреля—06 апреля

6

Этап 6

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

06 апреля—07 апреля

7

Этап 7

Информация

07 апреля—08 апреля

8

Этап 8

Поглотители: как найти резервы времени

08 апреля—12 апреля

9

Этап 9

ТМ-манифест: от инструмента до идеологии

12 апреля—15 апреля

25 марта 2014 15 апреля 2014
Цель просрочена на 3905 дней

Цель заброшена

Автор не отписывался в цели 10 лет 8 месяцев 23 дня

Автор цели

Личностный рост

Освоить тайм-менеджмент.

Слишком много времени я трачу на ненужные дела. Интернет и компьютер тааак сильно затягивают, что этого самого времени абсолютно не остается на великие свершения:( Научиться управлять своим временем - первый шаг навстречу успеху! Иначе жизнь пролетит мимо меня, а я этого не хочу. Дни проходят, ничего не меняется, мечты так и остаются мечтами...Весна - прекрасное время пробуждения от зимней спячки, время для осуществления задумок и планов:) НАЧИНАЮ ПЛАНИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ!

 Критерий завершения

Выполнить все пункты, использовать их в жизни.

  1. Отдых

    Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

    В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

    • ритмичный отдых во время рабочего дня

    (использовать небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени).

    1 час работы - 5 минут отдыха, снова 1 час работы, 5 минут отдыха

    или

    1,5 часа работы - 10 минут отдыха.

    Обязательно отдых должен быть отличен от работы. Покинуть рабочее место, сделать "физкультурную паузу". Если работали с людьми - побыть в одиночестве. Если анализировали цифры - позвонить хорошему знакомому и обсудить что-нибудь эмоциональное. Будет полезным сделать несколько физических упражнений - наклоны, приседания и т.д. Это прекрасно восстановит силы и энергию для дальнейшей работы!

    Работаешь - сидя, Отдыхай - стоя! (В. Маяковский)

    • творческая лень

    Лень - это далеко не всегда плохо. Это нормальная реакция организма на: переутомление, несоответствие нашего "должен" нашему "хочу", интуитивное ощущение ненужности выполняемой сейчас задачи и др.

    Правила творческой лени:

    - лениться на 100%, не пытаясь делать что-то еще, думать, решать проблемы. Чистая лень - это ощущение полного бытия и гармонии;

    - сознательно принимать решение - "хочу лениться - и буду это делать". Без колебаний и угрызения совести;

    - перед творческой ленью загрузить мозг информацией по важной творческой проблеме, но не думать о проблеме во время самой лени!

    При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также — прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

    • эффективный сон

    Найти и применять эффективный способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном - спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.д. Занятие может быть каким угодно, лишь бы оно помогло разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный режим.

    Как определить оптимальное время сна для себя?

    Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

    Также важно организовать процесс пробуждения. Он должен быть постепенным. Например, проснуться надо в 8.00, для этого в 7.30 на будильнике пускай играет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно и заснете опять. В 7.45 - что-нибудь более бодрое, уже со словами. И в 8.00- самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, и с удовольствием встанете с постели.

    Использование сна в течении рабочего дня. Послеобеденный сон крайне важен, и нужно выделять на него 10-15 минут, за это время мозг хорошо освежается, при этом не засыпая слишком сильно. От кофе и прогулок эффект не такой.

    • переживание момента

    Планирую время, важно помнить, что "наполненность", "насыщенность" времени, его "качество" - не менее важно, чем его количество. "План" и "переживание момента" должны не противоречить друг другу, а поддерживать. Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы занимаемся - готовкой, уборкой, любовью - как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. Ощущение жизни становится острее, яснее, полнее.

    Итак, первый шаг создания личной ТМ-системы:

    - сделайте отдых в течении дня ритмичным;

    - обеспечивайте максимальное переключение;

    - используйте "творческую лень";

    - повысьте эффективность сна;

    - применяйте "микросон" в течении рабочего дня;

    - переживайте моменты.

  2. Мотивация

    Освойте методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.

    • "якоря" для эффективного включения в работу

    Якорь - это любая материальная привязка(музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный материальный якорь — и вводим себя в соответствующее эмоциональное состояние.

    Самый часто используемый на практике «якорь» — музыка. Попробуйте четко привязать различную музыку к различным типам задач. По дороге на жесткие переговоры — тяжелый рок, при настройке на интеллектуальную работу — спокойная музыка без слов, при настройке на отдых — что-то самое любимое и приятное и т. п.

    Будьте внимательны: если вы завели себе «якорь», лучше использовать его только по прямому назначению, старайтесь не «включать» его в других обстоятельствах. Если, например, кофе для вас является «якорем» на работу, и вдруг на отдыхе вы выпиваете чашку кофе — вы посылаете вашему подсознанию сигнал «сейчас у нас работа!». Отдых становится менее эффективным.

    • раскачка при выполнении сложных задач

    Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки — наиболее простые, приятные и т. д.Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами — «промежуточная радость».Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, «за каждые 2 написанные страницы откусить кусочек шоколадки».

    • уничтожение мелких неприятных дел

    В тайм-менеджменте мелкие неприятные дела называют "лягушками". «Лягушки» часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности.У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай лягушку».

    Действительно, начав день со съедения одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете — они остались на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть — она будет весь день маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь.Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».

    • разглобализация крупных проблем

    Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента — «слонов».Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и все-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».Например, английский язык. «Бифштексы»: в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Но не «изучать грамматику» — ее можно изучать бесконечно, нисколько не улучшив при этом знание языка.

    • личные награды и наказания

    Мало грамотно структурировать неприятные дела и разделить их на «бифштексы». Желательно создать для себя дополнительную мотивацию на ритмичное, регулярное съедение этих «бифштексов».

    Первый метод - "метод кнута и пряника". Более сложный способ - начать количественно измерять ваши результаты. Например, ежедневно отмечать количество выученных английских слов, приседаний и т.д.

    • таблица ежедневных дел

    Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач — завести таблицу регулярных дел.Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе — покупаю следующую приятную вещь».

    • календарик-пинарик

    Над календарем изображены прожитые годы, внизу - будущие. Вы карандашом один за другим вычеркиваете прожитые годы. Затем также вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Каждое утро, приступая к делам - вычеркивайте половину дня, вечером - вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще. Таким образом, вы материализуете время, ежедневно чувствуете как оно идет. Эффект потрясающий!

    Второй шаг создания личной ТМ-системы:

    - используйте "якоря" для настройки на различные задачи и отдых;

    - применяйте "метод швейцарского сыра" при раскачке;

    - ежедневно съедайте минимум одну "лягушку";

    - дробите "слонов" на "бифштексы", приближающие к достижению "слона";

    - поощряйте себя промежуточными радостями;

    - заведите таблицу ежедневных дел;

    - попробуйте календарик-пинарик.

  3. Цели

    Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

    • управление собой как компанией

    Управляя «персональной корпорацией», помните: как и в управлении фирмой, в управлении собой не существует «правильных ответов» и «единственно верных решений».

    • родные цели и видение будущего

    Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3-5лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны», или что вы считаете «возможным». Ответьте на вопросы:

    - С чего начался ваш день?

    - Самое яркое впечатление дня.

    - Какие люди вас окружают?

    - Как и над чем вы работали?

    - Каких результатов вы достигли?

    - Какие проблемы удалось решить?

    - Как вы отдыхали?

    - Главное событие дня.

    В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со своей мечтой — и она обязательно материализуется. Чтобы найти свои "родные" цели - нужно сначала отсеять шелуху, навязанные стереотипы и штампы. Найти свои "родные" цели сложно, но крайне необходимо! Иначе, вы всю жизнь потратите на достижение целей других людей.

    • "мемуарник" и определение ценностей

    Каждый день вечером выделите 3-5 минут покойного времени. Запишите в ежедневник главное событие дня (ГСД). Событие, эмоционально значимое для вас. Событие может и позитивным, и негативным. В конце недели выпишите одно из семи ГСД - главное событие недели. В конце месяца - главное событие месяца из ГСН. В конце года - главное событие года. Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Это позволит сформировать список ключевых ценностей.

    • призвание: ключевые области жизни

    Например:

    - Личное развитие / профессиональный рост / учеба / образование;

    - Семья / дети / родственники;

    - Друзья / знакомые / профессиональное общество / общественная деятельность;

    - Хобби / увлечения;

    - Работа / бизнес / клиенты / подчиненные / проекты;

    - Спорт / здоровье;

    - Благосостояние / карьера и т.д.

    Третий шаг создания личной ТМ-системы:

    - управляйте своей "персональной корпорацией";

    - расчистите ваши штампы и нарисуйте ваш день через несколько лет;

    - определите ваши ценности с помощью мемуарника;

    - ищите ваше призвание;

    - выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни;

    - сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.

  4. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

    Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием "жестких" и "гибких" задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

    Планировать нужно начинать прямо сейчас! Не с понедельника и не с завтра.

    • план на день

    План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде! План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки. План - это способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах. План должен быть материальным!!! (на бумаге или в электронном виде) Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Регулярно просматривайте список дел в течении дня.

    Лучше всего планировать рабочий день с вечера.

    • "стратегическая картонка"

    Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги и используйте его как закладку. На этом листе можно:

    - выписывать задачи, не привязанные жестко к какому-то дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

    - держать список самых актуальных на данный момент контактов;

    - выписывать "темы для размышлений";

    а также использовать её как "стратегическую картонку". Выписать на закладку ваши долгосрочные цели. Так "стратегическая картонка" будет постоянно напоминать о целях.

    • алгоритм планирования дня

    При планировании дня мы имеем дело с 3мя типами задач:

    - Жесткие встречи (привязанные к конкретному моменту времени)

    - Гибкие задачи (не привязанные к конкретному моменту)

    - Бюджетируемые задачи (крупные, приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени).

    Алгоритм планирования дня:

    1) в свободном пространстве ежедневника (справа от сетки времени) составьте полный список "гибких" задач.

    2) выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение гибких задач официально именно с них.

    3) на сетке времени запланируйте "жесткие" встречи - привязанные к точному времени.

    4) для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

    5) время между "жесткими" встречами в ходе Дня забывайте, начиная с выполнения "красных" задач.

    результативно-ориентированный список задач

    Например: обычно - созвониться с Ивановым; эффективнее - дожать Иванова до заказа.

    Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.

    Не планировать более 60% рабочего дня.

    • приоритезация задач в списке
    • разумная пунктуальность

    - вовремя - вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи, имеете время раздеться, приготовить мысли к встречи. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию.

    (опоздание менее, чем на 5 минут приемлемо).

    - академическое опоздание - до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2-3 человека. Если больше - такое опоздание будет уже некорректным.

    - горькое начало - если идет немой творческий процесс, кто-то может подключаться / отключаться.

    Нужно обговорить заранее с партнером точность времени начала. Например предложение - "Совещание начинается в 17.00" означает, что в 17.00 мы не собираемся и рассаживаемся, а начинаем совещание, на котором присутствуют все.

    • принцип "информационной избыточности"

    При подготовке к встрече необходимости запастись избыточной информацией.

    При планировании встреч желательно пользоваться контрольным списком:

    - схема проезда;

    - расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т.д.);

    - вопросы к контрагенту - все мыслимые номера телефонов (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря, заместителя и т.п.); есть ли контрольной-пропускной режим; как найди здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.


    Четвертый шаг создания личной ТМ-системы:

    - выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

    - при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, стикеры, закладки;

    - заведите стратегическую картонку-закладку с ключевыми долгосрочными целями;

    - в плане дня разделяйте "жесткие", "гибкие" и "бюджетируемые" задачи;

    - делайте список гибких задач результативно-ориентированным;

    - выделяйте 2-3 приоритетные задачи и начинайте работу с них;

    - при планировании жестких встреч закладывайте резервы;

    - согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

    - запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

  5. Планирование: как укладываться в сроки

    Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу "день-неделя" и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

    • "кайрос" - основа гибкого планирования

    Как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?

    У древних греков было два разных слова для обозначения времени - хронос (измеримое, привычное нам время) и кайрос (удобный момент, удобные обстоятельства для свершения какого-либо дела).

    Пример кайроса:

    - Место: "в офисе";

    - Человек или группа людей: "вопросы к шефу";

    - Обстоятельства внутренние: "когда хочется/не хочется работать";

    - Обстоятельства внешние: "когда шеф будет в хорошем настроении".

    Это лишь пример. Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.

    • планирование "кайросовых" задач в ежедневнике

    - выявить актуальные для вас контексты (достаточно 5-7)

    - создать разделы в ежедневнике (или категории в записной книжке на смартфоне)

    - при приближении какого-либо контекста ("кайроса") достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

    Пример - выезжая из офиса, заглянули в раздел "МЕСТА". Увидели задачи: "Поеду домой - не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза".

    Другой способ работы с кайросами - записывать их на стикеры и приклеивать в ежедневник на те дни, в которые предполагается наступление кайроса.

    • техника планирования "День - неделя"

    Для того, чтобы держать все задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования:

    - ДЕНЬ: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике

    - НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшую неделю-месяц

    - ГОД: долгосрочные задачи - все прочие.

    Пятый шаг создание личной ТМ-системы:

    - выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

    - при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

    - заведите "стратегическую картонку" - закладку с ключевыми долгосрочными целями;

    - в плане дня разделяйте "гибкие", "жесткие" и "бюджетируемые" задачи;

    - делайте список "гибких" задач результатно-ориентированным;

    - выделяйте 2-3 приоритетных задания в списке и начинайте работу с них;

    - при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

    - согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

    - запасайтесь избыточной информацией, на случай если все пойдет не по плану.

  6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

    Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.

    • стратегии отказа

    - "военная хитрость" - вранье с форс-мажором. Эта стратегия опасна тем, что обман скорее всего раскроется и это приведет к испорченным отношениям.

    - "логическая аргументация" - "Я бы рад помочь устроиться твоему сыну к нам на работу, но на этой должности он не справится потому-то и потому-то". Наиболее разумная стратегия. Проблема в том, что на каждый аргумент найдется эмоция, либо контраргумент. Спор может длиться бесконечно.

    - "отложить / замотать , дать надежду" - потратив минимум времени на разговор, вы не испортили отношений и не сказали явного "да". Проблема в том, что надежда может быть воспринята как обещание, и отношения испортятся еще хуже.

    - "сделать желаемое непривлекательным" - вариант, сочетающий "военную хитрость" и "логическую аргументацию", имеет все их недостатки.

    - "третий путь"- "В нашу компанию принять твоего сына не могу, но могу помочь составить ему грамотное резюме и подскажу, в какие компании его лучше послать". Не всегда работает.

    • искусство твердого "нет"

    Освоить искусство говорить «нет» — не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать — не бойтесь вежливо, но твердо отказывать. Подчеркивая при этом,что вы готовы помогать и идти навстречу и ваш отказ в данной конкретной ситуации не означает отказа «вообще по жизни».

    • метод "здорового пофигизма"

    Это искусство философского, спокойного отношения к любым делам.

    Первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще?

    (подожди выполнять - отменят).

    После этого вопроса нужно задать следующий - "Должен ли это выполнять именно я?".

    • "покупка" времени

    При большом объеме задач, явно не соответствующих вашей компетенции и стоимости вашего времени, подумайте о покупке внешней услуги — секретаря, технического помощника и т. п. На расширение штатов руководство идет редко, а вот покупка разовой услуги не исключена. Естественно, если вы сумеете внятно обосновать полезность такой услуги для компании или для подразделения.

    Шестой шаг по созданию личной ТМ-системы:

    - расширьте арсенал ваших "стратегий отказа";

    - приучайте окружающих к твердому "нет";

    - используйте "здоровый пофигизм";

    - "покупайте" время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

  7. Информация

    • Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».
    • эффективная система чтения

    Читать нужно! Возьмите за правило - не меньше одной серьезной книги в неделю!

    Несколько рекомендаций по системе чтения:

    -Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.Например, выписывайте на закладку номера страниц и краткую суть важной для вас мысли автора. Делайте ксерокопии страниц с полезными мыслями и подшивайте в отдельную папку. Сделайте наглядную схему ключевых мыслей и регулярно к ней возвращайтесь.

    -Применяйте сразу.Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую. Это в особенности касается книг по менеджменту и другим прикладным технологиям. Знание само по себе ценности не представляет, «многие знания — многие печали». Ценность представляет знание, внедренное в практику вашей работы. Кроме того, сразу внедренное знание прочно усвоится, а просто прочитанный текст «вылетит в другое ухо».

    -Расставляйте приоритеты в ходе чтения.Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

    • ТВ и новости

    Не превращайте голову в мусорное ведро. Записывайте по настоящему важные и интересные для вас передачи. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация?

    • фильтрация электронной почты

    Седьмой шаг по созданию личной ТМ-системы:

    - спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой литературы;

    - отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

    - настройте автофильтрацию электронной почты;

    ыделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

  8. Поглотители: как найти резервы времени

    Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

    • хронометраж

    Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» — хронометраж, а затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

    Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

    9.05 — сел работать, открыл e-mail

    9.15 — выпил чашечку кофе

    9.25 — начал делать отчет

    9.35 — зашел Петров, обсудили международное положение

    11.15 — вернулся к отчету и т. д.

    Если в вашей работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно — 3–4 недели.

    • отслеживание показателей

    Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь».Для формирования некоторых измерителей необходимы данные хронометража.

    С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

    — Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70.)

    — Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 %.)

    — Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 %, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 %.)

    Теперь подсчитайте, сколько времени у вас получилось по какой категории. Например, приоритетные долгосрочные (Пр.) — 2 часа 30 минут; поглотители (Погл.) — 1 час 45 минут.

    Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый деньотмечать эти показатели на графике. По горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выраженный в часах либо минутах.

    • время в транспорте

    Один из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле.Предложу вашему вниманию несколько способов оптимизации транспортного времени:

    Читайте либо слушайте аудиокниги;

    Отдыхайте;

    Выбирайте нестандартные маршруты и время;

    Учитесь;

    Делайте исходящие звонки.

    • технические форс-мажоры

    Компьютеры, факсы и автомобили — ломаются. Такого рода форс-мажоры могут отнимать достаточно большое количество времени. Но это еще не повод опустить руки.

    Три простых принципа тайм-менеджерского ритма:

    — Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

    — Еженедельно — внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

    — Ежеквартально — «дисциплинарная неделя». Живем «правильно», не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент. Название придумал тренер по легкой атлетике — одну неделю в квартал его ученики полностью соблюдали все диеты и жесткие графики тренировок, а в остальное время жили в облегченном режиме. Таким образом, был создан хороший баланс отдыха и напряжения.

    И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент — это не затраты, а инвестиции.

    Восьмой шаг создания личной ТМ-системы:

    - проведите сплошной учет вашего времени в течении 2-3 недель;

    - сформируйте 2-3 количественных показателя;

    - планируйте наполнение транспортного времени;

    - имейте сценарии реагирования на любые форс-мажорные ситуации.

  9. ТМ-манифест: от инструмента до идеологии

    Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.

    • техника и идеология
    • тм-факты

    ТМ - это не только инструмент, это еще и идеология, некий новый взгляд на окружающее. В основе ТМ-идеологии лежат такие факты:

    - жизнь человеку дана один раз;

    - время - это материал, из которого сделана жизнь;

    - время и поступки человека в нем - необратимы.

    Девятый шаг создания личной ТМ-системы:

    - помните, что время необратимо, это материал, из которого сделана наша жизнь;

    - человек может все, если захочет;

    - вы - не винтик, даже небольшие действия изменяют мир к лучшему;

    - развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь!

    - помогите другим найти свои цели;

    - изменить мир - возможно, сделайте первый шаг уже сейчас!

  • 3959
  • 25 марта 2014, 05:23
Регистрация

Регистрация

Уже зарегистрированы?
Быстрая регистрация через соцсети
Вход на сайт

Входите.
Открыто.

Еще не зарегистрированы?
 
Войти через соцсети
Забыли пароль?