Освоить тайм-менеджмент.

Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.

• управление собой как компанией

Управляя «персональной корпорацией», помните: как и в управлении фирмой, в управлении собой не существует «правильных ответов» и «единственно верных решений».

• родные цели и видение будущего

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3-5лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны», или что вы считаете «возможным». Ответьте на вопросы:

- С чего начался ваш день?

- Самое яркое впечатление дня.

- Какие люди вас окружают?

- Как и над чем вы работали?

- Каких результатов вы достигли?

- Какие проблемы удалось решить?

- Как вы отдыхали?

- Главное событие дня.

В следующие дни заглядывайте в это эссе. Правьте, добавляйте. Работайте со своей мечтой — и она обязательно материализуется. Чтобы найти свои "родные" цели - нужно сначала отсеять шелуху, навязанные стереотипы и штампы. Найти свои "родные" цели сложно, но крайне необходимо! Иначе, вы всю жизнь потратите на достижение целей других людей.

• "мемуарник" и определение ценностей

Каждый день вечером выделите 3-5 минут покойного времени. Запишите в ежедневник главное событие дня (ГСД). Событие, эмоционально значимое для вас. Событие может и позитивным, и негативным. В конце недели выпишите одно из семи ГСД - главное событие недели. В конце месяца - главное событие месяца из ГСН. В конце года - главное событие года. Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Это позволит сформировать список ключевых ценностей.

• призвание: ключевые области жизни

Например:

- Личное развитие / профессиональный рост / учеба / образование;

- Семья / дети / родственники;

- Друзья / знакомые / профессиональное общество / общественная деятельность;

- Хобби / увлечения;

- Работа / бизнес / клиенты / подчиненные / проекты;

- Спорт / здоровье;

- Благосостояние / карьера и т.д.

Третий шаг создания личной ТМ-системы:

- управляйте своей "персональной корпорацией";

- расчистите ваши штампы и нарисуйте ваш день через несколько лет;

- определите ваши ценности с помощью мемуарника;

- ищите ваше призвание;

- выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни;

- сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием "жестких" и "гибких" задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Планировать нужно начинать прямо сейчас! Не с понедельника и не с завтра.

• план на день

План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде! План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки. План - это способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах. План должен быть материальным!!! (на бумаге или в электронном виде) Голова человека не способна держать слишком много информации одновременно. Регулярно просматривайте список дел в течении дня.

Лучше всего планировать рабочий день с вечера.

• "стратегическая картонка"

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. Возьмите лист плотной бумаги и используйте его как закладку. На этом листе можно:

- выписывать задачи, не привязанные жестко к какому-то дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

- держать список самых актуальных на данный момент контактов;

- выписывать "темы для размышлений";

а также использовать её как "стратегическую картонку". Выписать на закладку ваши долгосрочные цели. Так "стратегическая картонка" будет постоянно напоминать о целях.

• алгоритм планирования дня

При планировании дня мы имеем дело с 3мя типами задач:

- Жесткие встречи (привязанные к конкретному моменту времени)

- Гибкие задачи (не привязанные к конкретному моменту)

- Бюджетируемые задачи (крупные, приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени).

Алгоритм планирования дня:

1) в свободном пространстве ежедневника (справа от сетки времени) составьте полный список "гибких" задач.

2) выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение гибких задач официально именно с них.

3) на сетке времени запланируйте "жесткие" встречи - привязанные к точному времени.

4) для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

5) время между "жесткими" встречами в ходе Дня забывайте, начиная с выполнения "красных" задач.

результативно-ориентированный список задач

Например: обычно - созвониться с Ивановым; эффективнее - дожать Иванова до заказа.

Используйте сильные, действенные глаголы и ясную формулировку результата.

Не планировать более 60% рабочего дня.

• приоритезация задач в списке
• разумная пунктуальность

- вовремя - вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи, имеете время раздеться, приготовить мысли к встречи. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию.

(опоздание менее, чем на 5 минут приемлемо).

- академическое опоздание - до 15 минут. Обычно вполне нормально при встрече с хорошо знакомыми, коллегами. Но только если встречаются 2-3 человека. Если больше - такое опоздание будет уже некорректным.

- горькое начало - если идет немой творческий процесс, кто-то может подключаться / отключаться.

Нужно обговорить заранее с партнером точность времени начала. Например предложение - "Совещание начинается в 17.00" означает, что в 17.00 мы не собираемся и рассаживаемся, а начинаем совещание, на котором присутствуют все.

• принцип "информационной избыточности"

При подготовке к встрече необходимости запастись избыточной информацией.

При планировании встреч желательно пользоваться контрольным списком:

- схема проезда;

- расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т.д.);

- вопросы к контрагенту - все мыслимые номера телефонов (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря, заместителя и т.п.); есть ли контрольной-пропускной режим; как найди здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.

Четвертый шаг создания личной ТМ-системы:

- выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

- при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, стикеры, закладки;

- заведите стратегическую картонку-закладку с ключевыми долгосрочными целями;

- в плане дня разделяйте "жесткие", "гибкие" и "бюджетируемые" задачи;

- делайте список гибких задач результативно-ориентированным;

- выделяйте 2-3 приоритетные задачи и начинайте работу с них;

- при планировании жестких встреч закладывайте резервы;

- согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

- запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу "день-неделя" и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

• "кайрос" - основа гибкого планирования

Как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?

У древних греков было два разных слова для обозначения времени - хронос (измеримое, привычное нам время) и кайрос (удобный момент, удобные обстоятельства для свершения какого-либо дела).

Пример кайроса:

- Место: "в офисе";

- Человек или группа людей: "вопросы к шефу";

- Обстоятельства внутренние: "когда хочется/не хочется работать";

- Обстоятельства внешние: "когда шеф будет в хорошем настроении".

Это лишь пример. Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.

• планирование "кайросовых" задач в ежедневнике

- выявить актуальные для вас контексты (достаточно 5-7)

- создать разделы в ежедневнике (или категории в записной книжке на смартфоне)

- при приближении какого-либо контекста ("кайроса") достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Пример - выезжая из офиса, заглянули в раздел "МЕСТА". Увидели задачи: "Поеду домой - не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза".

Другой способ работы с кайросами - записывать их на стикеры и приклеивать в ежедневник на те дни, в которые предполагается наступление кайроса.

• техника планирования "День - неделя"

Для того, чтобы держать все задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования:

- ДЕНЬ: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике

- НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшую неделю-месяц

- ГОД: долгосрочные задачи - все прочие.

Пятый шаг создание личной ТМ-системы:

- выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день;

- при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры;

- заведите "стратегическую картонку" - закладку с ключевыми долгосрочными целями;

- в плане дня разделяйте "гибкие", "жесткие" и "бюджетируемые" задачи;

- делайте список "гибких" задач результатно-ориентированным;

- выделяйте 2-3 приоритетных задания в списке и начинайте работу с них;

- при планировании «жестких» встреч закладывайте резервы;

- согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности;

- запасайтесь избыточной информацией, на случай если все пойдет не по плану.

Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев — таким образом, всегда находя время на главное.

• стратегии отказа

- "военная хитрость" - вранье с форс-мажором. Эта стратегия опасна тем, что обман скорее всего раскроется и это приведет к испорченным отношениям.

- "логическая аргументация" - "Я бы рад помочь устроиться твоему сыну к нам на работу, но на этой должности он не справится потому-то и потому-то". Наиболее разумная стратегия. Проблема в том, что на каждый аргумент найдется эмоция, либо контраргумент. Спор может длиться бесконечно.

- "отложить / замотать , дать надежду" - потратив минимум времени на разговор, вы не испортили отношений и не сказали явного "да". Проблема в том, что надежда может быть воспринята как обещание, и отношения испортятся еще хуже.

- "сделать желаемое непривлекательным" - вариант, сочетающий "военную хитрость" и "логическую аргументацию", имеет все их недостатки.

- "третий путь"- "В нашу компанию принять твоего сына не могу, но могу помочь составить ему грамотное резюме и подскажу, в какие компании его лучше послать". Не всегда работает.

• искусство твердого "нет"

Освоить искусство говорить «нет» — не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать — не бойтесь вежливо, но твердо отказывать. Подчеркивая при этом,что вы готовы помогать и идти навстречу и ваш отказ в данной конкретной ситуации не означает отказа «вообще по жизни».

• метод "здорового пофигизма"

Это искусство философского, спокойного отношения к любым делам.

Первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще?

(подожди выполнять - отменят).

После этого вопроса нужно задать следующий - "Должен ли это выполнять именно я?".

• "покупка" времени

При большом объеме задач, явно не соответствующих вашей компетенции и стоимости вашего времени, подумайте о покупке внешней услуги — секретаря, технического помощника и т. п. На расширение штатов руководство идет редко, а вот покупка разовой услуги не исключена. Естественно, если вы сумеете внятно обосновать полезность такой услуги для компании или для подразделения.

Шестой шаг по созданию личной ТМ-системы:

- расширьте арсенал ваших "стратегий отказа";

- приучайте окружающих к твердому "нет";

- используйте "здоровый пофигизм";

- "покупайте" время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой;

• Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам».
• эффективная система чтения

Читать нужно! Возьмите за правило - не меньше одной серьезной книги в неделю!

Несколько рекомендаций по системе чтения:

-Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.Например, выписывайте на закладку номера страниц и краткую суть важной для вас мысли автора. Делайте ксерокопии страниц с полезными мыслями и подшивайте в отдельную папку. Сделайте наглядную схему ключевых мыслей и регулярно к ней возвращайтесь.

-Применяйте сразу.Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую. Это в особенности касается книг по менеджменту и другим прикладным технологиям. Знание само по себе ценности не представляет, «многие знания — многие печали». Ценность представляет знание, внедренное в практику вашей работы. Кроме того, сразу внедренное знание прочно усвоится, а просто прочитанный текст «вылетит в другое ухо».

-Расставляйте приоритеты в ходе чтения.Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

• ТВ и новости

Не превращайте голову в мусорное ведро. Записывайте по настоящему важные и интересные для вас передачи. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация?

• фильтрация электронной почты

Седьмой шаг по созданию личной ТМ-системы:

- спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой литературы;

- отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ;

- настройте автофильтрацию электронной почты;

-выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени.

• хронометраж

Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» — хронометраж, а затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел Петров, обсудили международное положение

11.15 — вернулся к отчету и т. д.

Если в вашей работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно — 3–4 недели.

• отслеживание показателей

Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь».Для формирования некоторых измерителей необходимы данные хронометража.

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

— Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70.)

— Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 %.)

— Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 %, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 %.)

Теперь подсчитайте, сколько времени у вас получилось по какой категории. Например, приоритетные долгосрочные (Пр.) — 2 часа 30 минут; поглотители (Погл.) — 1 час 45 минут.

Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый деньотмечать эти показатели на графике. По горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выраженный в часах либо минутах.

• время в транспорте

Один из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в общественном транспорте или автомобиле.Предложу вашему вниманию несколько способов оптимизации транспортного времени:

— Читайте либо слушайте аудиокниги;

— Отдыхайте;

— Выбирайте нестандартные маршруты и время;

— Учитесь;

— Делайте исходящие звонки.

• технические форс-мажоры

Компьютеры, факсы и автомобили — ломаются. Такого рода форс-мажоры могут отнимать достаточно большое количество времени. Но это еще не повод опустить руки.

Три простых принципа тайм-менеджерского ритма:

— Ежедневно — одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

— Еженедельно — внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

— Ежеквартально — «дисциплинарная неделя». Живем «правильно», не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент. Название придумал тренер по легкой атлетике — одну неделю в квартал его ученики полностью соблюдали все диеты и жесткие графики тренировок, а в остальное время жили в облегченном режиме. Таким образом, был создан хороший баланс отдыха и напряжения.

И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент — это не затраты, а инвестиции.

Восьмой шаг создания личной ТМ-системы:

- проведите сплошной учет вашего времени в течении 2-3 недель;

- сформируйте 2-3 количественных показателя;

- планируйте наполнение транспортного времени;

- имейте сценарии реагирования на любые форс-мажорные ситуации.

Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами.

• техника и идеология
• тм-факты

ТМ - это не только инструмент, это еще и идеология, некий новый взгляд на окружающее. В основе ТМ-идеологии лежат такие факты:

- жизнь человеку дана один раз;

- время - это материал, из которого сделана жизнь;

- время и поступки человека в нем - необратимы.

Девятый шаг создания личной ТМ-системы:

- помните, что время необратимо, это материал, из которого сделана наша жизнь;

- человек может все, если захочет;

- вы - не винтик, даже небольшие действия изменяют мир к лучшему;

- развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь!

- помогите другим найти свои цели;

- изменить мир - возможно, сделайте первый шаг уже сейчас!