Слишком много почты? Пора оптимизировать.
Давно уже пришла к выводу, что для работы и развлечений мне достаточно одного-двух почтовых ящиков, и в этих ящиках нужно легко ориентироваться. Но когда у тебя 1500 непрочитанных писем и штук семь почтовых ящиков, контролировать всё это весьма сложно. В некоторые не заглядываю годами, в других - полный хаос. Сводить всё к одному ящику тоже не хочу - просто будет бардак в одном. В общем, разбираем завалы.
Для начала - что я хочу видеть: ясно и понятно для меня главное, 1) должно быть известно, сколько же у меня почтовых ящиков и сколько имеет смысл оставить, 2) в каждом почтовом ящике должны быть основные папки по сферам деятельности, 3) при необходимости в папках - подпапки, 4) сортировка и удаление писем, 5) поддержка в дальнейшем почты в удобном для работы состоянии.
Критерій завершення
Почтовые ящики под контролем
Особисті ресурси
время и способность анализировать
Екологічність мети
Это одно из главных условий расчистки пространства и своей головы, и насущная необходимость.
-
Выписать все свои адреса эл. почты
Найти все сведения и записи о своих почтовых ящиках и пароли от них (это важно, потому что есть ящики, которые я когда-то создала, но не помню где и какие пароли).
-
Найти пароли от ящиков, проверить существуют ли они
Не так уж и просто... Плюс наконец свести все сведения в какой-то один документ, чтобы я точно знала, где он хранится и доступ был в любой момент.
-
Проверить, не являются ли эти ящики ключом к аккаунтам и удалить ненужные
Многие ящики создавались в процессе регистрации аккаунтов на различных сайтах, а потом за ненадобностью были заброшены. Вообще обычно я стараюсь везде указывать один адрес, но были времена, когда необходимо было иметь временные ящики. Задача - найти эти аккаунты, если еще нужны, переоформить в них адрес эл. почты. Ненужные ящики удалить.
-
В оставшихся сформировать группы папок и отсортировать письма, часть удалить сразу
-
Две недели придерживаться графика проверки почты
Оставшиеся ящики проверять два-три раза в неделю и сразу сортировать полученные письма, нужную информацию сохранять в Evernote, ненужные письма удалять сразу. Во время проверки также проверять старые письма, рассортированные, но не проверенные. Постепенно удалять ненужные.
Висновок
Чтобы привести в приличный вид то, что было почти проклятием последние 10 лет, понадобилось всего 2 месяца! Многие вещи, стоит за них взяться серьезно, оказываются гораздо проще, чем кажется. И это касается всего. Даже удивительно, почему же я раньше не решалась это сделать - это решило бы многие проблемы.
Щоденник мети
Сегодня думаю завершить цель - в итоге у меня осталось 4 ящика (2 активно используются, 2 в резерве и теперь практически пусты). В активных ящиках всё распределено по папкам и регулярно проверяется и удаляется. Работа будет продолжаться и дальше по необходимости, почта ведь поступает каждый день :))) Но теперь уже очень легко с ней работать.
Последнее время весьма продвинулась в плане контроля - два основных ящика полностью рассортированы и раз в неделю проверяются. В таком режиме поток писем не успевает "перелиться через край" и самое главное, что мне нравится, видно что где лежит и что при случае можно безжалостно удалять.
Удалила 1 почтовый ящик совсем, к нему точно ничего не привязано, аккаунты удалила. В текущем почтовом ящике вычистила полностью одну папку - оставила только одно письмо. Остальные в этой папке рекламного характера, каталог продукции можно посмотреть на сайте поставщика, смысла нет хранить в почте.
Сегодня разбиралась с тремя ящиками, один оказался заблокированным. Выяснила пароли, сменила на новые, сменила контрольные вопросы и номера телефонов. Удалить ни один из ящиков пока не могу - все привязаны к аккаунтам (причем некоторые еще и не мои) и два из них вообще основные. Зато все три посортировала - во входящих теперь минимум писем, в двух ящиках все письма в папках по темам, в одном - вообще всего 5 писем осталось. Максимально постаралась поудалять сразу, что возможно.
Коментарі
